2

آشنايي با نرم افزار صفحه گسترده ي MS- EXCEL

درس دوم

اطلاعات در Excel

هدفهاي رفتاري: دانش آموز پس از پايان اين درس خواهد توانست:

1- نوع اطلاعات يعني عددي، متني، تاريخ، رمان، متوني، فرمول و ... را شرح دهد.

2- چگونگي ورود انواع اطلاعات و استفاده از فرمولها و عملگرهاي رياضي را توضيح دهد.

3- چگونگي ذخيره و فراخواني پرونده هاي کارپوشه را شرح دهد.

کار کردن با اعداد و فرمولها در استفاده از Excel يک امر کليدي است. شما اعداد را براي نمايش پول، تاريخ، درصد، کميّت، زمان و هر چيزي که در زندگي روزمره نياز داريد به کار مي بريد در حاليکه شايد از فرمولها به طور روزمره استفاده نکنيد. اما Excel از فرمولها براي انجام اعمال جمع، تفريق، ضرب يا تقسيم اعداد استفاده مي کند.

در اين درس چگونگي کار کردن با اعداد و فرمولها را ياد خواهيد گرفت. به خصوص درباره برخورد Excel با اعداد، ايجاد و ويرايش فرمولها، مرجع نمودن و ويرايش خانه هاي نامگذاري شده، به کاربردن آرايه ها، کنترل محاسبه ي مجدد و درک چگونگي مرتب نمودن مجدد کاربرگهايي که از فرمولها تـأثير مي پذيرند، چيزهايي خواهيد آموخت. با Excel هيچ موقع درباره محاسبات رياضي مشکل نخواهيد داشت.

کارکردن با اعداد:

Excel تمام اعداد را يکسان فرض مي کند. بنابراين دقت زيادي در نمايش اعداد به صورت مبلغ، تاريخ، کميت، يا هر شکل ديگري از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش مي توان وارد نمود:

ü     با استفاده از کليدهاي عددي موجود در بالاي حروف؛

ü     با استفاده از کليدهاي عددي موجود در سمت راست صفحه کليد؛

علاوه بر ارقام 0 تا 9 مي توان نمادهاي خاص زيرين را وارد نمود: + - () و $ % eE

هنگامي که اين نمادهاي خاص را به کار مي بريد موارد زير را به خاطر داشته باشيد:

* Excel از علامت + اعداد ورودي چشم پوشي نموده و عدد را هنگامي منفي به شمار مي آورد که از علامت - در داخل پرانتز استفاده کنيد.

* Excel به طور صحيح، علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد در نماد علمي را نيز دريافت مي کند.

*هنگامي که شما علائم دلار، درصد يا کاما را وارد مي کنيد، Excel قالب بندي اعداد را تغيير مي دهد.

مفهوم و قالب بندي اعداد:

يک اشکال عمومي که ممکن است در هنگام کار با اعداد با آن مواجه شويد، بزرگ بودن طول اعداد براي خانه ي مورد نظر است که در آن، يکي از اتفاقات زير رخ مي دهد.

ü     عددتان گرد مي شود.

ü     اعداد در نماد علمي نمايش داده مي شوند.

ü     اعداد يک سري از علائم # را در صورتي که خانه براي نمايش عدد در نماد علمي و کوچک باشد، نمايش مي دهد.

نگران نباشيد، Excel اعداد را دقيقاً به همان شکلي که وارد مي کنيد، ارزيابي نموده و ذخيره مي کند و نه به شکلي که روي مونيتور نمايش مي دهد.

قالب بندي خانه هاي عددي:

درباره اعداد بزرگ پس از گذشتن يک مدت زمان کوتاهي، نظر خوبي خواهيد داشت. به عنوان مثال تعداد نويسه ها با محل نقطه اي اعشار اعداد را ياد خواهيد گرفت. با شناخت اين متغيرها مي توان نمايش اعداد را در Excel کنترل کرد.

Excel قالب بنديهاي متفاوتي از اعداد را ارائه داده و امکان انتخاب آنها را فراهم مي نمايد. بين قالب بنديهاي از پيش تعريف شده پيمايش نموده و قالب مورد نظر را انتخاب نماييد:

1- خانه هاي مورد نظر را براي قالب بندي انتخاب نماييد.

2- گزينه cells از منوي Tools را انتخاب نماييد. کادر محاوره اي format cells ظاهر مي شود.

3- روي برگه ي number کليک کنيد.

4- در ليست Category اسکرول نموده و نوع عدد را انتخاب کنيد.

5- گزينه هاي عددي ديگري مثل محل نمايش نقطه اعشاري و اعداد منفي را انتخاب نماييد.

6- روي OK کليک کنيد.

مفهوم تاريخ ها و زمانها:

شما تاريخها و زمانها را عموماً در قالبهاي آمريکايي وارد مي کنيد. مي توانيد در برگه  number از کادر محاوره اي  Format Cellsقالبهاي مختلف تاريخ و زمان را مشاهده نماييد.

چيزي که در مورد تاريخ و زمان بايستي به خاطر بسپاريد و اهميت دارد، اين است که اگر برگها را بين کاربران مختلف تقسيم مي کنيد (اغلب کاربران مکينتاش) بايستي دوباره تاريخ و زمان را کنترل نماييد، زيرا شکل تاريخ و زمان رايانه هاي مختلف متفاوت است.

در تمام رايانه هايي که ازExcel  تحت window 98 استفاده مي کنند. مبدأ تاريخ 1/1/1900 مي باشد، در حاليکه در Excel تحت Macintosh، کامپيوترها سال 1904 را به عنوان مبدأ به کار مي برند. Excel هنگام دريافت و ارسال کاربرگها از مکينتاش به طور مناسب تاريخ را تبديل مي کند ولي براي دقت بيشتر لازم است که شما نيز تاريخ کاربرگهايي را که دريافت مي نماييد کنترل نماييد.

Excel اغلب نياز به انجام محاسبه بر روي تاريخ و زمان دارد. به عنوان مثال تعداد روزهاي بين دو تاريخ يا تعداد ساعات بين دو زمان ورودي را محاسبه مي نمايد. بنابراين تاريخها و زمانها را مثل شماره ي سريال ذخيره مي نمايد.

توانايي Excel براي در نظر گرفتن اعداد مثل متن:

فرض کنيد که شرکتي ليست قطعات خود را به صورت قالب # # / # # مثل 12/63 نگهداري مي کند. به طور عادي Excel آن را به عنوان تاريخ فرض نموده و به جاي نمايش عدد در خانه، چيزي شبيه 63- Dec را پس از پايان ورود اطلاعات، مشاهده خواهيد نمود. خوشبختانه Excel امکان تبديل اعداد به شکل متن را فراهم مي کند. براي اين کار کافي است که هنگام وارد کردن اطلاعات، قبل از عدد مورد نظر يک علامت آپستروف (‘) قرار دهيد.

کار کردن با فرمول ها:

فرمولها براي جمع، تفريق ضرب يا تقسيم اعداد در کاربرگهايتان مورد استفاده قرار مي گيرند. فرمولها سبب تغييرات محتواي خانه هاي خاص مي شوند. فرمولهاي ايجاد شده معمولاً داراي دو قسمت هستند:

* خانه هايي که بايستي در فرمول قرار گيرند.

* عملگرهايي که چگونگي محاسبه مورد نظر به Excel را بيان مي کنند.

فرمولهاي Excel هميشه با يک علامت مساوي (=) شروع مي شوند که کاربران 3-2-1 lotus براي اين کار از علامت + استفاده مي کنند. علامت مساوي به Excel بيان مي کند که شما مي خواهيد يک فرمول جديد ايجاد نماييد. بنابراين به عنوان مثال يک فرمول ساده شبيه عبارت زير باشد:

= B3- B2

براي مشاهده تمام فرمولهاي کار برگتان options را از منوي tools انتخاب و سپس برگه ي view را در کار محاوره اي  optionsانتخاب کنيد.

  2