آشنايي با نرم افزار صفحه گسترده ي MS- EXCEL

آرم

اخبار راديو سرويس جهاني حيات با عزت قرآن وعترت ايران شناسي ورزش آب وهوا در پرتو رهبري

درس هفتم

چاپ کاربرگها و نمودارها

تنظيمهاي اوليه صفحه براي دستيابي به خروجي چاپي مورد نظر:

اولين ابزار print preview که به توضيح بيشتري نياز دارد، ابزار setup مي باشد. وقتي روي دکمه setup از طريق نماي print previewکليک مي کنيد و يا دستورهاي (file/ page setup) را از نوار منوي Excel انتخاب مي کنيد، کادر محاوره اي ظاهر خواهد شد. اين کادر محاوره اي از 4 دکمه تشکيل شده است که عبارتند از: Header/ page / margins/ footer/ sheet که مي توان آنها را براي تنظيم صفحه چاپي مورد استفاده قرار داد.

کار با دکمه ها براي قرار دادن داده ها در صفحه چاپي:

اگر صفحه گسترده وسيعي داريد، بهتر است آن را در جهت landscape چاپ کنيد، تا تمام ستوانها در صفحه قرار گيرند، حتي اگر ناچار شويد آن را در 2 صفحه چاپ کنيد. هدف ما در اين درس آشنا کردن شما با ويژگيهايي است که ممکن است فرصت به دست آوردن آنها را نداشته باشيد.

در صفحه مربوط به شکل زير page مي توانيد گزينه هاي مختلفي را نيز در رابطه با عملکرد چاپگر تنظيم کنيد. يعني مي توانيد مواردي مانند اندازه کاغذ، قلم و يا کيفيت چاپ را تنظيم کنيد يا حتي با کليک کردن روي دکمه ي options به جزئيات عملکرد برنامه راه انداز چاپگر، دسترسي پيدا کنيد.

يکي از جالبترين گزينه هايي که مي توانيد در اين صفحه تنظيم کنيد مربوط به مقياس بندي است. مي توانيد با تعيين درصد نسبت به اندازه متداول صفحه خروجي، براي برنامه Excel را طوري برنامه ريزي کنيد که کاربرگ را کوچک کند، به طوري که تعداد مشخصي از صفحه ها در جهت عمودي و افقي صفحه ي چاپي قرار بگيرند.

هرچه کمتر بهتر: سعي کنيد ساختار کاربرگهاي خود را طوري تنظيم کنيد که پهناي آن معادل يک صفحه چاپي باشد. اگر نتوانستيد کاربرگي را در جهت portrait چاپ کنيد، جهت landscape را امتحان کنيد. پهناي ستونها را تا آنجا که ممکن است کاهش دهيد و در صورت لزوم کاربرگ را کوچک کنيد تا به طور کامل در صفحه چاپي قرار گيرد، خواندن کاربرگي که پهناي آن معادل 2 يا حتي 3 صفحه باشد يا ارتفاع آن به 2 يا 3 صفحه برسد، بسيار مشکل خواهد بود.

تنظيم مقادير مربوط به حاشيه ها به صورت دستي:

اگر مواردي پيش آمده باشد که بخواهيد مقادير زيادي از داده ها را در يک فضاي محدود قرار دهيد، احتمالاً با ترفند قديمي تغيير حاشيه ها آشنايي داريد. در اين روش حاشيه ها را به قدري کاهش مي دهيد که حداکثر مقدار ممکن از داده ها در صفحه بگنجد. البته، استفاده از اين تکنيک خود نوعي هنر است، يعني بايد از طرفي، حاشيه ها را به قدري کاهش دهيد که متن به صورت کامل در صفحه قرار گيرد و از طرفي نيز نبايد متن بدون فاصله شروع شود.

با استفاده از گزينه هايي که در صفحه مربوط به دکمه margins در کادر محاوره اي page setup قرار دارند مي توانيد علاوه بر تنظيم اندازه هر کدام از حاشيه ها، محل سرصفحه و پاورقي را نيز تعيين کنيد همچنين مي توانيد مرکز کاربرگ را نيز از نظر افقي يا عمودي مشخص کنيد.

باز کردن فضا به آنچه که مورد توجه مي باشد بستگي دارد. اگر در صفحه اي که مي خواهيد داده ها را در آن چاپ کنيد، فضاي خالي زيادي وجود داشته باشد، اضافه کردن سر صفحه و پاورقي جلوه بهتري به سند خواهد داد. اما اگر از نظر فضا در مضيقه هستيد. چرا سرصفحه و پاورقي را حذف نمي کنيد؟ به اين ترتيب مي توانيد براي آنچه که در واقع مهم مي باشد فضاي بيشتري ايجاد کند.

استفاده از سرصفحه و پاورقي براي ايجاد ظاهري حرفه اي و جذاب:

يکي از روشهاي خوب براي کمک به خوانندگان در دريافت مفهوم و معني داده هاي موجود در صفحه گسترده اين است که سرصفحه و پاورقي را به آن اضافه کنيد. اين اجزا نه تنها معني عنوان کاربرگ و ستونها را کامل مي کنند، بلکه ظاهري کاملاً حرفه اي در سند ايجاد مي کنند. سرصفحه و پاورقي همچنين به گردآوري سندهاي به هم ريخته کمک مي کنند، زيرا اين عنصرها مي توانند حاوي نام، اطلاعات سازماندهي شده يا ساير اطلاعات مشخص کننده باشند.

برنامهExcel اين امکان را برايتان فراهم مي کند که سرصفحه يا پاورقي استانداردي که در صفحه چاپي ايجاد مي کنيد مي توانيد مقادير پيش فرض ارائه شده را انتخاب کنيد يا با کليک کردن روي دکمه ي custom footer custom Header سرصفحه يا پاورقي سفارشي خود را ايجاد کنيد. سه بخشي که در کادرهاي محاوره اي custom Header or footer قرار دارند، اين امکان را برايتان فراهم مي کند که متن را به صورت چپ چين، راست چين، وسط چين، نسبت به حاشيه هاي صفحه ي چاپي قرار دهيد.

همچنين مي توانيد متغيرهاي خاصي را براي نشان دادن شماره ي صفحه فعلي، شمارنده صفحه، تاريخ، ساعت ،نام پرونده يا نام کاربرگ در اين عنصرها قرار دهيد. با استفاده از دکمه هايي که درست در بالاي پنجره ي بخشهاي مختلف کادر محاوره اي قراردارند، مي توانيد به آساني اين کارها را انجام دهيد.

همچنين مي توانيد نوع قلم مورد استفاده در سرصفحه يا پاورقي را با کليد روي دکمه (A) font تغيير دهيد.

تزئين سند با استفاده از گزينه هاي موجود در صفحه مربوط به دکمه Sheet:

اگر مي خواهيد بدانيد که چگونه مي توانيد خط هاي شبکه (Gridline) را در حالت قابل چاپ قرار دهيد، بايد بگوييم اين کار در صفحه مربوط به برگه ي Sheet انجام مي شود. اگر کاربرگتان از چندين صفحه تشکيل شده است و مي خواهيد عنوان ستونها در تمام صفحه ها ظاهر شود تا مقادير قابل درک باشند، بايد با گزينه هاي موجود در صفحه ي مربوط به اين دکمه آشنا شويد.

برگه Sheet گزينه هاي ديگري را هم ارائه کرده است که ممکن است بخواهيد آنها را نيز تنظيم کنيد. علاوه بر گزينه هايي که تا به حال به آنها اشاره کرده ايم مي توانيد سند را به حالت سفيد و سياه تبديل کنيد يا کيفيت چاپ پايين تري را براي نمونه هاي آزمايشي انتخاب کنيد تا در مصرف تونر صرفه جويي شود. اگر کاربرگتان در يک صفحه چاپي منفرد نمي گنجد، مي توانيد حالتي را که چندين صفحه بر روي يک کاغذ چاپ شوند انتخاب کنيد. در اين حالت مي توانيد تعيين کنيد که ترتيب صفحه ها از چپ به راست و يا از بالا به پايين باشد.

اگر خطهاي شبکه را هنگام چاپ غيرفعال کنيد، کادرهاي پيراموني که تعيين کرده ايد مشخص تر خواهند شد. اما اگر در کاربرگتان از کادرهاي پيرامون استفاده نکرده ايد، دقت کنيد که کادر تأييد Gridlines در حالت تأييد شده قرار داشته باشد تا صفحه چاپي خواناتر شود. وجود خطهاي شبکه به ميزان زيادي خواندن و دنبال کردن داده ها را براي خواننده آسان تر مي کنند.

تنظيم حاشيه ها به صورت گرافيکي:

آسانترين راه براي کار بر روي کاربرگ، به طوري که تمام اطلاعات در يک صفحه بگنجد، تنظيم حاشيه ها به صورت گرافيکي است البته مي توانيد مقادير حاشيه ها را به صورت عددي نيز تعيين کنيد. اما اين کار شبيه تيراندازي در تاريکي است. وقتي حاشيه ها را به صورت گرافيکي تنظيم کنيد، مي توانيد در حين کار، آنچه که به دست خواهد آمد مشاهده کنيد، در نتيجه به ميزان زيادي در زمان مورد نياز براي اين کار صرفه جوي خواهد شد.

با کليک کردن روي برگه Margin در نوار ابزار print preview تنظيمهاي فعلي حاشيه ها ظاهر خواهند شد.

قرار دادن خطهاي جدا کننده ي صفحه در محل صحيح:

پيدا کردن محلي صحيح براي پيدا کردن خطهاي جدا کننده ي صفحه ها در اغلب موارد سردرگمي به دنبال خواهد داشت، مگر اينکه دو نماي print preview قرار داشته باشيد و تمام صفحه هاي سند را از بالا تا پايين پيمايش کنيد. نماي print preview همچنين اين امکان را برايتان فراهم مي سازد که نماي بزرگي از کاربرگ را ظاهر کنيد.

به اين ترتيب مي توانيد محل خطهاي جدا کننده ي صفحه را تشخيص دهيد. براي اين کار فقط کافي است روي دکمه Page Break preview در نوار ابزار print preview کليک کنيد. به اين ترتيب تصويري مشابه آنچه که در شکل زير نشان داده شده است مشاهده مي کنيد.

در اين مرحله هر صفحه با شماره مشخص و لبه هايي که با رنگ آبي مشخص شده اند نشان داده مي شود. در اين حالت مي توانيد محل خط جدا کننده ي صفحه ها را جابه جا کنيد. براي اين کار ابتدا اشاره گر ماوس را بر روي خط مزبور قرار دهيد. تا مکان نما به صورت فلش دو طرفه ظاهر شود. سپس روي آن کليک کنيد و در جهت مورد نظر بکشيد تا در موقعيت صحيح قرار گيرد. همچنين تا زماني که در اين حالت قرار داشته باشيد مي توانيد براي اين کار از دستورات Insert / page Bread Insert Break / Remove page نيز استفاده کنيد.

ممکن است آنچه که به دست مي آوريد با آنچه که در انتظار داريد تفاوت داشته باشد. توجه داشته باشيد که اگر در اين مرحله دکمه ي close را فشار دهيد و به جاي نماي normal، به نماي page Break Preview باز خواهيد گشت.

وقتي کارتان به پايان رسيد، روي دکمه print preview کليک کنيد. در اين حالت دکمه اي که برچسب page Break Preview را داشت اکنون با برچسب Normal view ظاهر مي شود. با کليک کردن روي دکمه Normal viewبه نمايNormal کاربرگ باز خواهيد گشت.

اغلب کاربران براي ارائه گزارشها به رئيس يا کاربران ديگر از برگه هاي کاغذي استفاده مي کنند. بنابراين نياز دارند که کاربرگ و نمودارهاي رسم شده در محيط Excel را روي کاغذ چاپ کنند.